Praktijk digitaal – Feedback

Basisschool de Akkerwinde Hooge Mierde‘Ben je nu alweer te laat voor de teamvergadering!?’ Als je deze opmerking krijgt, terwijl je net ontzettend je best hebt gedaan om al je (nakijk)werk in de klas af te krijgen en op tijd te komen voor de vergadering, dan roept dat veel irritatie op. In deze bijdrage van Praktijk worden de regels om feedback te geven en te ontvangen beschreven. Als iedereen deze regels hanteert, ontstaat er geen ruzie met je collega’s, maar een betere samenwerking.  

Het is eigenlijk een wonder dat mensen elkaar de meeste tijd goed begrijpen. Ook al spreken we dezelfde taal, waar mensen communiceren ontstaan ook misverstanden. Communicatie lijkt eenvoudig, maar is een zeer complex proces. De woorden die je zegt, worden gekleurd door je eigen ervaringen, emoties, overtuigingen en normen en waarden. Dit klinkt door in onze boodschap. De boodschap wordt door de ontvanger op zijn eigen manier geïnterpreteerd. De dingen die je zegt of doet, kunnen om die reden heel anders overkomen dan je bedoeling was. Jouw intentie en het effect van je woorden komen niet altijd overeen.

Eigen houding
Hoe sta jij tegenover feedback? Om zicht te krijgen op je eigen houding tegenover feedback kun je de vragen in de kaders ‘Feedback geven’ en ‘Feedback ontvangen’ beantwoorden met ‘waar’ of ‘niet waar’ door in het desbetreffende vakje achter de stelling een kruisje te zetten.

Feedback geven

Stelling Waar? Niet waar?
Ik ga het geven van feedback op het gedrag van anderen als het even kan uit de weg.
Ik heb moeite met het geven van schouderklopjes, omdat anderen erdoor in verlegenheid kunnen raken.
Ik geef meestal pas feedback enige tijd nadat iets gebeurd is.
Ik geef geen negatieve feedback, want ik maak zelf ook fouten.
Aan positieve feedback doe ik niet, want dat is geslijm en daar houd ik niet van.
Ik geef geen negatieve feedback, want wie weet wat dat voor gevolgen kan hebben.
Totaal waar of niet waar:

Feedback ontvangen

Stelling Waar? Niet waar?
Ik krijg zelden of nooit complimenten van anderen.
Als er meerdere dingen tegen me gezegd worden, reageer ik altijd op het meest negatieve.
Ik beschouw complimenten vaak als overdreven.
Ik moet toegeven dat ik kritiek vaak als een persoonlijke aanval ervaar.
Vaak weet ik me niet een goede houding te geven als ik positieve feedback krijg.
Als ik negatieve feedback krijg, voel ik me onzeker en rot.
Totaal waar of niet waar:

Leren van feedback
Het gewenste antwoord op al deze vragen is ‘niet waar’. Als jouw antwoord op één van deze vragen ‘waar’ was, dan heb je veel aan deze bijdrage. Het geven en ontvangen van feedback is namelijk te leren. De belangrijkste regel is om alleen feedback te geven op iets wat iemand gedaan of gezegd heeft en niet op hoe diegene is. Maak onderscheid tussen het gedrag en de persoon: de persoon is oké, maar zijn gedrag kan vervelend, storend of niet effectief zijn. Als iemand zich persoonlijk afgewezen voelt, kan dat heftige emoties oproepen. Als je dat niet wilt, kan het helpen om de feedbackregels op kopieerblad 1 en kopieerblad 2 te gebruiken. Bereid je feedback goed voor, want dan vergroot je de kans dat je boodschap overkomt zoals jij het bedoeld hebt.

Complimenten
Bij feedback denken veel mensen dat het alleen om kritiek gaat, maar feedback gaat ook over het geven van complimenten. Kinderen en volwassenen leren vaak veel meer van positieve feedback op werk dat ze goed hebben gedaan, dan van negatieve feedback op fouten. De meeste leerkrachten vinden dat leerlingen complimenten nodig hebben. We leren leerlingen ook om elkaar complimenten te geven. Toch geven collega’s elkaar veel minder complimenten. In Nederland vinden veel volwassenen het moeilijk om complimenten te ontvangen. We zwakken het af of wuiven het weg met opmerkingen als ‘Dat is toch normaal’. Dat is jammer. Bij zo’n reactie zal iemand niet snel nog een keer een compliment geven. Het is veel fijner als iemand je compliment echt accepteert in plaats van (valse) bescheidenheid.

Geen feedback geven
Omdat het geven van feedback moeilijk is, gaan we dit vaak uit de weg. We zeggen vaak tegen onszelf:
• Het is te laat, ik had het eerder moeten doen;
• Nu heeft het geen zin meer;
• Misschien ben ik de enige die dit zo ervaart;
• Heb ik het wel goed gezien?;
• Zo erg is het ook weer niet;
• Ik geef die persoon nog één kans;
• Het was vast een vergissing;
• Diegene bedoelde het vast niet zo.

We nemen ons eigen gevoel niet altijd serieus. Ook zijn we vaak bang dat de ander boos wordt of zich gekwetst voelt. Door geen feedback te geven, denken we dat de sfeer goed blijft en er geen conflicten ontstaan. Maar als feedback niet gegeven wordt, dan worden misverstanden niet opgehelderd en blijven mensen zich (aan elkaar) ergeren. Ook krijgt de ander geen kans om zijn gedrag te veranderen. Misschien is die persoon zich er helemaal niet van bewust dat zijn gedrag zoveel irritatie opwekt.

Zegeltjes plakken
Als feedback niet gegeven wordt, ontstaat er een patroon van ‘zegeltjes plakken’. Iedere keer als er een misverstand is, wordt dat negatief opgeslagen in het geheugen van de ontvanger. Er wordt dan weer een zegeltje in het figuurlijke spaarboekje geplakt. Als het spaarboekje vol is, kan een relatief kleine aanvaring leiden tot een emotionele uitbarsting. Vaak is dan de nuance ver te zoeken en kunnen grote woorden en emoties leiden tot conflicten die niet eenvoudig meer zijn uit te praten. In teams waar geen feedback gegeven wordt, ontstaat een roddelcultuur. Onvrede wordt dan met een ander besproken en niet met degene die het betreft.

Feedback vragen
Een manier om misverstanden te voorkomen, is het vragen van feedback. Na een gesprek kun je vragen of je duidelijk was of misschien te bot bent overgekomen. Je kunt dan meteen aangeven of dat wel of juist niet je bedoeling was. Door meer zicht te krijgen op de manier waarop je communiceert en het effect op anderen te zien en te ervaren, leer je jezelf beter kennen. In teams waarin collega’s elkaar feedback durven geven, wordt door zowel degene die feedback geeft als degene die feedback ontvangt geleerd. Er ontstaat een cultuur van vertrouwen en respect voor elkaar. Er wordt met elkaar gesproken in plaats van over elkaar. In zo’n team is het prettig samenwerken! En wie wil er nu niet in zo’n prettig team werken?

Klik hier om de Praktijkbijdrage te downloaden zoals gepubliceerd in JSW februari (2017).